Ejemplo de Solución Tecnológica

Hablaremos de dos ejemplos de cómo una pequeña o mediana empresa puede generar una solución tecnológica con pocos recursos económicos pero que resuelva las necesidades de la empresa, sobre todo reduciendo costos. En los dos casos estamos hablando de empresas de venta al detalle pero con la diferencia de que una tiene 3 sucursales y la otra es una tienda grande con un almacén de igual tamaño, dentro del mismo terreno.

El primer caso se optó por un Sistema Punto de Venta (POS, por sus siglas en inglés) con capacidad para interconectarse con el programa de computo de contabilidad adquiridos los dos como parte de la solución. Así fue que el inventario era afectado por el POS al momento de hacer la compra – venta del producto. No solo ello, se puso hincapié en el control de las entradas y salidas del inventario, por ello se compró una terminal inalámbrica, conectada a la computadora del Punto de Venta, para darle entrada a todo producto que llegara al almacén. Así todo el inventario, las compras y las ventas son controlados desde el departamento de contabilidad bajo el sistema informático interconectado.

Lo que se buscaba era tener una administración más sana, para ello era obligatorio para el dueño de la empresa que el departamento de contabilidad tuviera control sobre todos los productos que se vendían. Eso implicaba, como se comentó, poner atención en el inventario y con el Sistema Punto de Venta se sabe con exactitud cuántos productos se vendieron por marca, modelo, talla, color, y un largo etcétera. También el dueño pudo saber el nivel de las ganancias por día, semana, mes, de cualquier periodo que el elija, eso fue lo mejor para él.

En el segundo caso el problema era el sistema telefónico, ya que su sistema contable (exceptuando al facturación electrónica) estaba trabajando muy bien y de manera actualizada. El problema consistía en la comunicación telefónica entre sucursales y el enlazamiento de los clientes con las personas correspondientes. En la matriz en la Ciudad de México estaba un conmutador con cuatro líneas además de cuatro extensiones, en las sucursales de Chalco y en Ixtapaluca no había extensiones pero si incluían dos líneas cada una cuatro en total. Amecameca tenía una sola línea sin extensiones.

Desde una computadora, con la ayuda de Alestra y Cisco se montó una red virtual telefónica con un conmutador vía internet para enlazar todas las sucursales vía dirección IP. Una dirección de estas características permite ubicar dentro de internet cualquier dispositivo, como un teléfono en este caso, así que los clientes podían seguir llamando a través del 01800 a la casa matriz y desde ahí enlazar a las “extensiones” virtuales. Ya no más pagos de larga distancia por hablar entre sucursales y se redujeron al mínimo la facturación del servicio telefónico, además cada sucursal tenía ya tres extensiones.

Cómo ven en los dos casos el costo de la solución tecnológica fue rápidamente recuperada ya que la fuga de productos en el primer caso representaba una suma considerable al sumarse mes tras mes. En el segundo caso la reducción de los pagos telefónicos permitió en un lapso de 18 meses pagar para adquirir definitivamente el nuevo equipamiento de dispositivos telefónicos por el ahorro en el pago de las facturas del servicio de teléfono.

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