Características del Almacén Digital
Las nuevas reglas del Servicio de Administración Tributaria (SAT) que ha emitido para almacenar la información fiscal para, de ese modo, simplificar los procesos de declaraciones de impuestos. Así se crea la figura de Almacén Digital que es el espacio donde se guardaran los archivos digitalizados referentes a las transacciones fiscales de la empresa.
El Almacén Digital no es otra cosa que un lugar en el ciberespacio en el cuál se puede guardar información digital con posibilidades de consultarse en cualquier momento a través de dispositivos especializados. El dispositivo por excelencia para almacenar datos es el disco duro de la computadora, sin embargo existen otras maneras de hacerlo como discos duros externos, memorias USB o discos ópticos (CD o DVD).
Entonces, el Almacén Digital será ese espacio que tu elijas para guardar tus archivos contables, pólizas, copias de cheques, etcétera; el SAT solicita que las facturas en formato electrónico se encuentren alojadas aquí y será desde este lugar donde se emita el reporte correspondiente (declaración). Por ello tu computadora deberá tener suficiente espacio en disco duro para almacenar toda tu información fiscal pero eso no es suficiente.
Alrededor del concepto Almacén Digital es obligatorio hablar de la seguridad informática para evitar problemas que pueden ser graves y perjudiciales para el negocio. La seguridad se maneja en dos niveles al interior de los dispositivos (computadora) y además prevenir cualquier tipo de pérdida de información por problemáticas del equipo de computo o de los dispositivos que la almacenan.
El virus informático puede ser muy dañino al crear graves perjuicios en la integridad de la información del Almacén Digital, por ello es obligado tener una licencia de antivirus instalado en la computadora central, así como en las terminales; pero sobre todo que este antivirus se encuentre actualizado de manera automática. Esto impedirá que al penetrar un virus pueda perjudicar la computadora de manera general y con ello todo lo que se encuentra dentro de ella, incluyendo el equipo, los programas y la información almacenada..
Otro concepto ligado a la información fiscal y Al Almacén Digital es el llamado firewall (pared de fuego) que no permite intrusiones no autorizadas a tu equipo de cómputo. Entonces, un virus lo puedes portar en dispositivos externos a tu máquina y una firewall le prohíbe la entrada a otras computadoras para controlar tu sistema. La pared de fuego es excelente porque la computadora siempre está conectada en red (local e internet) y eso la hace vulnerable a conexiones nocivas o dañinas. Por ello la necesidad de protegerse de virus y/o de intrusiones no autorizadas a los archivos del Almacén Digital con licencias de antivirus actualizadas de manera automática
El último nivel de seguridad es el respaldo de la información para prevenir pérdidas que puedan ser graves para la empresa por su dificultad para volverla a conseguir. Por ello el Almacén Digital se debe de duplicar en varios dispositivos y tener varias copias de respaldo, mismas copias que deberán ser generadas diario o por semana.
Puede ser que el Almacén principal se encuentre en el disco duro de la computadora central del departamento contable, pero deberán existir al menos otras dos copias, por ejemplo en memorias USB o DVD’s, aunque lo recomendable es otro disco duro pero externo, así estas copias podrán ser actualizadas de manera diaria o al fin de la semana, nunca con más periodo de tiempo para evitar pérdidas irreparables.
En la siguiente entrega se hablará sobre el Almacén Digital en la nube (Internet) para continuar con este proceso de creación y administración del Almacén Digital.
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