Como Emitir Una Factura Electrónica

Al hacer una factura impresa debes tener un proceso para emitirla y entregarla al cliente. Por ejemplo: debes ir al almacén o abrir el cajón donde se encuentras las formas impresas con los requisitos del SAT, antes o después debiste obtener los datos del contribuyente solicitante. Puede ser que tengas un modelo elaborado en un archivo de Excel o Word, lo llenas con los datos de la venta, del consumidor antes de mandarla a imprimir; en otros casos llenas la factura a mano para poder entregarla. Algunas veces la factura debe ser autorizada por alguien para hacerla llegar al cliente.

Así que debes tener la forma impresa para llenarla con datos que tienes en un catalogo (clientes y proveedores), así la puedes terminar. Con la facturación electrónica es exactamente lo mismo pero de manera digital, siendo elaborada con una computadora. Según el SAT es necesario un programa de computo para poder emitirlas, al abrirlo es como si fueras por la forma impresa, pero ahí mismo tienes tu catalogo de clientes y de productos, sólo debes de ubicarlos y agregarlos al documento fiscal.

El programa de computo que elijas para facturar de manera digital debe incluir estos dos catálogos de clientes y proveedores para llenar todos los campos necesarios tanto de los datos personales del contribuyente como de la venta realizada, al finalizar te quedara un archivo de formato XML, aquí todavía no es factura porque debe cumplir el proceso de certificación vía internet. Aunque hay comprobantes emitidos por medios propios (CFD) que no necesitan ser certificadas, tiene que seguir el mismo proceso detallado en este párrafo.

Para convertir el documento elaborado en el software de facturación electrónica en un Comprobante Fiscal Digital vía Internet (CFDI) se debe seguir el proceso de validación a través de un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC). Donde vía la web se agregaran algunos datos a la factura para ser válida para deducir de impuestos, a este proceso se le llama timbrado y el PAC es responsable de ello. Así aparte del programa de cómputo es necesario firmar el convenio con el proveedor seleccionado para que pueda timbrar tus facturas.

Los datos que el PAC agrega a la factura electrónica comienza con la fecha y hora con segundos cuando ese archivo de computadora XML llega a su servidor vía internet. Posteriormente al validar la información fiscal del contribuyente le hace llegar una copia al SAT que devuelve un número de serie y a su vez el PAC le pone el folio fiscal llamado UUID. Una vez reunidos los datos se agregan al archivo XML enviado por el contribuyente para serle devuelto vía internet nuevamente.

Una vez recibido el cliente recibirá dos archivos: el XML que es el válido para el SAT y una representación visual en formato PDF pero sin valor fiscal alguno. Con ello se le podrán hacer llegar al comprador vía correo electrónico, en una memoria USB o para ser bajada por medio de una página web. Haciendo énfasis en que el archivo valido solo será el formato XML.

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